TIPS SUKSES MENYELENGGARAKAN SEMINAR PROFESSIONAL

Menurut kamus, seminar berasal dari bahasa Latin "seminarum" yang artinya tanah tempat menanam benih. Jadi seminar adalah tempat menanam ilmu. Dengan kata lain seminar merupakan forum / wadah kegiatan (bisa bersifat akademik) untuk menyampaikan ide, gagasan, dan ilmu kepada khalayak luas.

gambar : www.imtex.in



Seminar biasa diselenggarakan oleh instansi pemerintah, organisasi swasta, kampus, sekolah, hingga perusahaan provit. Mulai dari seminar yang bertaraf intern, lokal, nasional, hingga international. Perbedaan seminar berdasar taraf maksudnya adalah sasaran audiens / peserta seminar :
intern : peserta dibatasi dari golongan tertentu di suatu organisasi, kantor, kampus, sekolah
lokal : menargetkan peserta dari dalam kota saja
nasional : menargetkan peserta dari berbagai wilayah atau seluruh wilayah Indonesia
international : menargetkan peserta dari berbagai negara, misal seminar yang diselenggarakan oleh WHO, seminar bertema climate change, dan sebagainya yang pesertanya dari perwakilan institusi berbagai negara.

Sudah cukup sedikit cuplikan mengenai seminar. Lalu bagaimana menyelenggarakan acara seminar yang baik, professional, dan tentu saja menguntungkan dari segi profit?

Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menyelenggarakan acara seminar:

1. Konsep Acara
Menyusun konsep acara yang jelas adalah awal dari kesuksesan penyelenggaraan seminar, baik yang bertaraf lokal hingga seminar bertaraf international. Konsep di sini harus jelas sebagai pijakan langkah selanjutnya. Penyusuna konsep meliputi tema seminar, target peserta (apakah mahasiswa, kalangan bisnis, pegawai, atau karyawan swasta), alur acara, dsb

2. Tema Yang Menarik
Pemilihan tema yang sesuai dengan kondisi, up to date, dengan judul yang sekiranya memiliki cita rasa paling dibutuhkan oleh target audiens.

3. Pembentukan Panitia
Tentu kita tidak dapat bekerja sendiri dalam menyelenggarakan acara seminar, bahkan yang bertaraf lokal sekalipun, tetap butuh panitia agar kita tidak keteteran dalam hal persiapan, apalagi seminar yang bertaraf nasional. Persiapan panitia harus dibuat paling tidak 3 bulan sebelum hari H acara. rekrut tim yang dapat bekerja secara profesional sesuai dengan bidang masing-masing, seperti :
- seksi acara
- seksi sarana-prasarana
- seksi konsumsi
- seksi pemasaran
- seksi humas
- dll

4. Pemilihan Narasumber / Pembicara
Pemilihan narasumber yang kompeten dengan bidangnya dan memiliki kapasitas menyampaikan ilmu sesuai profesinya adalah wajib. Popularitas dari narasumber menjadi nilai "plus-plus" dalam pemasaran / iklan seminar. Tentu saja dalam iklan perlu mencantumkan sedikit biografi pembicara untuk lebih menarik calon peserta.

5. Sponsorship
Sponsorship bermanfaat untuk membantu pembiayaan acara seminar, agar tidak terlalu memberatkan peserta dalam hal HTM / biaya pendaftaran. 

6. Budget Yang Memadai
Bicara soal budget, tentu semua tergantung dari level acaranya. Dan ini berhubungan dengan pembiayaan peserta & sponsor. Buat anggaran yang elegan. Elegan di sini maksudnya adalah biaya yang pas. Dan yang dibayarkan oleh peserta & sponsor harus diusahakan sesuai dengan manfaat yang kira-kira dapat mereka peroleh dari acara seminar tersebut. Jangan sampai peserta merasa setelah mereka membayar mahal, ternyata acaranya hanya "gitu-gitu aja"

7. Promosi
Dengan promosi yang gencar, bisa mendapatkan target peserta lebih banyak. Promosi bisa dilakukan melalui : media massa (koran, radio, & televisi), media sosial (facebook & twitter), share Whatsapp & BBM, poster, brosur, dan lain-lain


seminarkit UMY
seminarkit UII
Setelah 7 point di atas dapat tercapai, maka yang harus dipersiapkan selanjutnya adalah fasilitas seminar, baik fasilitas untuk peserta maupun untuk pembicara & panitia. Fasilitas di sini meliputi :

1. Tempat
Apakah di gedung pertemuan, hotel, kampus, kantor, dsb

Seminarkit merupakan bagian tak terpisahkan dalam sebuah seminar. Biasanya terdiri dari : blocknote/notebook, pulpen, sertifikat, stopmap, pin, dan tas (bisa goodie bag atau paperbag). Wana Grafika merupakan unit usaha yang memproduksi semainarkit eksklusif dengan kualitas terbaik siap mnrima pesanan & pengiriman ke berbagai kota di Sumatra, Jawa, Kalimantan, hingga Sulawesi.







Tak perlu khawatir dengan kualitas kami. Foto-foto produk seminarkit yang telah kami produksi untuk customer di berbagai kota di Indonesia dapat dilihat di :

3. Konsumsi

4. Dokumentasi

5. Follow Up dari seksi / tim Humas
Humas yang interaktif & komukatif dapat meningkatkan kesan dari sebuah seminar bagi peserta. Baik pra acara maupun follow up pasca acara, misal jika peserta membutuhkan copy materi, menanyakan kapan ada seminar lanjutan, contact pembicara, dsb.


Demikian sedikit paparan dan gambaran tips sebelum menyelenggarakan seminar. Semoga sukses acaranya. Butuh fasilitas seminarkit?
Hubungi WANA GRAFIKA. Kami siap memproduksi seminarkit eksklusif dengan desain custom (bebas) dan dicetak full color. Siap menerima pesanan & pengiriman ke berbagai kota di Indonesia. Info & pemesanan hubungi WANA GRAFIKA Yogyakarta
Telepon / SMS : 0895 363636 673
Telepon / WA   : 0857 9903 6411

Terima kasih